سومین روز کلاس آموزشی سامانه ثبت الکترونیکی اسناد (ثبت آنی) مخصوص دفاتر اسناد رسمی 600 الی 900 شهر تهران در کانون سردفتران و دفتریاران برگزار شد.

در ابتدای جلسه جناب آقای گودرزی ، در مورد مستندات قانونی ثبت الکترونیکی اسناد صحبت کردند.

مستندات قانونی ثبت الکترونیکی اسناد (ثبت آنی)

ماده 211 - بند 2 از بخش ح : سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است به منظور ارتقاء ضریب امنیت در اسناد مالکیت، کاهش پرونده‌های مرتبط با اسناد در محاکم قضائی، رقومی نمودن اقلام اطلاعاتی سند و اجرائی نمودن ثبت نوین با استفاده از فناوری اطلاعات، نسبت به تعویض اسناد مالکیت اقدام کند.
ماده 12 - بند ج : سازمان ثبت اسناد و املاک کشور موظف است : ظرف یک سال شبکه و پایگاه اطلاعاتی مشترک بین دفاتر اسناد رسمی و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را راه‌اندازی نماید، به نحوی که ثبت و تبادل کلیه وقایع دفاتر اسناد رسمی و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از طریق نظام متمرکز مذکور تسهیل گردد.
---
سپس جناب آقای مهندس فراهانی ، از نمایندگان فناوری اطلاعات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و از همکاران جناب آقای مهندس بردیا صدرنوری به صورت اجمالی درباره فرآیند کلی صدور سند در سامانه صحبت کردند. برای دریافت تصویر شماتیک فرآیند کلی صدور سند در سامانه اینجا کلیک کنید.

---
بعد از آن جناب آقای مهندس نقوی ، از همکاران جناب آقای مهندس فراهانی و جناب آقای مهندس بردیا صدرنوری در مورد تنظیم سند قطعی غیرمنقول و قسمت های مختلف آن توضیحاتی دادند. این توضیحات از روی سندی که قبلاً در سامانه ثبت شده بود ارائه شد.

---
سپس جلسه به صورت پرسش و پاسخ ادامه یافت. سوالات همکاران به صورت کتبی در اختیار جناب آقای گودرزی قرار گرفت و ایشان با دسته بندی سوالات ، سوالات را به ترتیب مطرح کردند و آقایان فراهانی و نقوی به همراه جناب آقای جمشیدی به سوالات پاسخ گفتند. همچنین به درخواست حضار ، سندی از ابتدا در سامانه ثبت شد.

---
نکات مهم جلسه
 
  • از هر دفتر اسناد رسمی فقط و فقط یک نفر اجاره حضور در جلسه را دارد. پس لطفا با خود همراه نیاورید.
  • سردفتران و دفتریاران کارت شناسایی و کارمندان معرفی نامه همراه داشته باشند. در غیراینصورت از ورود به سالن ممانعت بعمل خواهد آمد.
  • امکان طرح سوال به صورت شفاهی به دلیل ضیق وقت فراهم نیست.
  • سوالات به صورت کتبی و حداکثر طرح 3 سوال برای هر نفر. حتماً سوال شما ، سوال شخص دیگری هم هست. لذا مسلماً سوالات تکراری مطرح نخواهد شد.
  • حتماً قبل از حضور در جلسه ، فایل های راهنما را مطالعه کرده و با سامانه به صورت آزمایشی کار کرده باشید. در صورت امکان برای آزمایش یک سند قطعی غیرمنقول ، یک سند قطعی منقول و یک سند وکالت تنظیم کنید تا با فیلدهای مختلف آشنا شوید. در غیراینصورت کلاس آموزشی زیاد برای شما مفید نخواهد بود.
  • کلیه توضیحات در سامانه از طریق پروجکشن برای همکاران حاضر در سالن قابل رویت است.
  • حدود نیم ساعت قبل از شروع جلسه در محل کانون حضور داشته باشید. در غیراینصورت ممکن است جایی برای نشستن در سالن پیدا نکنید. جلسه راس ساعت 4 آغاز خواهد شد.
نکات مهم سامانه
  • نگران سند های تنظیمی در سامانه نباشید. کلیه اسناد تنظیمی در طول مدت آزمایشی بودن سامانه غیرقابل استناد بوده و بعد از شروع بکار سامانه به طور کلی از سیستم حذف خواهد شد. پس تمرین کنید تمرین کنید تمرین کنید. انواع و اقسام سندها با حالت های مختلف را در سامانه تنظیم و نتیجه آن را ببینید.
  • در طول مدت آزمایشی بودن سامانه ، می توانید کلیشه های خود را به سامانه منتقل کنید (و یا بسازید). بعد از شروع بکار سامانه کلیشه های ساخته شده شما محفوظ خواهد ماند و حذف نخواهد شد.
  • اگر قصد دارید از بیش از یک کامپیوتر برای تنظیم و ثبت سند در سامانه استفاده کنید ، حتماً در سامانه به تعداد لازم کاربر تعریف کنید. استفاده همزمان از یک کاربر در بیش از یک کامپیوتر ، باعث اختلال در سامانه و سوابق شما خواهد شد.
  • در هنگام اضافه کردن کاربر به سامانه ، در انتخاب گزینه ها دقت کنید. زمانی که یک شناسه کاربر ساخته و سپس حذف گردد ، امکان استفاده مجدد از آن شناسه کاربر برای کارمند دیگر وجود ندارد. پیشنهاد می شود شناسه کاربر جدید با شناسه کاربر سردفتر به عنوان پیش کد آغاز شود. به عنوان مثال اگر شناسه کاربر سردفتر 079993333 است برای دفتریار یا کارمند خود شناسه 0799933331 را انتخاب کنید.
  • به زودی امکان محاسبه هزینه اسناد مالی (قطعی غیرمنقول ، قطعی منقول ، رهنی و ...) به صورت یک سرویس جداگانه به سامانه اضافه خواهد شد.
  • هنگام تنظیم سند قطعی اتومبیل و یا وکالت فروش آن ، اگر به موردی برخوردید که در فهرست اتومبیل ها نیست اطلاع دهید تا با هماهنگی با اداره دارایی به فهرست اضافه شود.
  • در آینده ای نزدیک برنامه دستگاه POS حذف شده و پرداخت هزینه ها از طریق POS ، توسط سامانه صورت می گیرد.
  • به زودی امکان Import کردن کلیشه های قبلی شما از فایل های متنی به داخل سامانه امکان پذیر خواهد شد.
  • به زودی امکان مشاهده تصویر اشخاص به سامانه اضافه خواهد شد. این تصاویر ، تصاویر کارت ملی اشخاص است که در پایگاه داده های سازمان ثبت احوال ثبت شده است.
  • برای تنظیم اسنادی که به استناد سندهای قدیمی صورت می گیرد ، تصمیمی اتخاذ خواهد شد که وارد کردن روز و ماه تولد (که عموماً در اسناد قدیمی درج نمی شد) اجباری نباشد.
  • ارسال خلاصه معامله بعد از گذر از مرحله اول سامانه ثبت الکترونیک اسناد ، منتفی خواهد شد.
  • در صورت همکاری شرکتهای ارائه دهنده خدمات مدیریت دفاتر اسناد رسمی با سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، امکان وارد کردن اطلاعات اسناد قدیمی در سامانه وجود دارد. در این صورت سردفتر باید اصالت تک تک اسناد خود را با استفاده از امضاء الکترونیک گواهی کند.
  • سیستم تهیه نسخه پشتیبان بعد از آغاز بکار رسمی سامانه ، اضافه خواهد شد. پیشنهاد می شود اسناد نهایی را که در قالب PDF چاپ می شود را نگه داری کنید.
  • فایل های PDF اسناد نهایی به دلیل دارا بودن امضاء الکترونیک ، قابل استناد در تمامی مراجع است.
  • در حال حاضر برای مراحل "دریافت شناسه یکتای سند" و "تایید نهایی و تثبیت سند" به توکن سردفتر نیاز دارید.
  • در انتهای برگزاری کلاس های آموزشی ، کلیه سوالات مطرح شده در این جلسات به همراه دیگر نکته های مهم و از قلم افتاده ، دسته بندی شده و به همراه پاسخ مناسب به صورت یک فایل PDF از طریق سایت کانون سردفتران و دفتریاران در اختیار همه همکاران عزیز قرار خواهد گرفت.

تلفن 63485 برای پاسخگویی به سوالات و ابهامات در اختیار شماست

همچنین مشکلات سامانه را می توانید از طریق ایمیل ssarsupport@ssaa.ir به اطلاع مسئولین برسانید