با عنایت به مذاکرات انجام شده فیمابین دفتر توسعه فناوری و اطلاعات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و دفتر فناوری اطلاعات کانون سردفتران و دفتریاران به منظور ایجاد تمرکز در گردآوری اشکالات ، پیشنهادات و درخواست های مورد نظر دفاتر اسناد رسمی کشور در خصوص سامانه ثبت الکترونیک اسناد توافقات زیر به عمل آمد :

  1. مقرر شد تا کلیه دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور از تاریخ 1393/08/20 از طریق صندوق پستی خود در پرتال کانون ، نامه حاوی سئوالات ، اشکالات و پیشنهادات خود را به صندوق پستی" کارگروه ثبت و کانون – سامانه ثبت آنی" که در بخش " ارسال نامه جدید " در صندوق پستی همکاران مشخص گردیده ، ارسال نمایند.
  2. موارد دریافتی بدوا توسط همکاران سردفتر در کانون که برای این کار تعیین گردیده اند بررسی شده و راهنمائی های لازم را ارائه می نمایند. در صورتی که اشکالات به صورت عمومی تشخیص داده شود ، عین اشکال ، سئوال و پیشنهاد همراه با نظر سردفتران منتخب به دفتر توسعه فناوری و اطلاعات سازمان ارسال خواهد شد.
  3. کلیه سئوالات دریافتی که نیاز به بررسی در کارگروه سازمان و کانون داشته باشد ، در جلسه ای که هر هفته با حضور نماینده دفتر توسعه فناوری و اطلاعات سازمان و  همکاران منتخب سردفتر برگزار خواهد شد ، مطرح و پاسخ دقیق سئوالات و یا زمان تقریبی انجام درخواست ها به اطلاع کلیه همکاران رسانده خواهد شد.
  4. در هر موردی که اشکالات و موارد منعکس شده به صورت عمومی تشخیص داده شود ، اشکال و سئوال و پیشنهاد به همراه پاسخ کارگروه به اطلاع تمامی سردفتران خواهد رسید. عین سئوالات و پاسخ های ارائه شده در خصوص سامانه ثبت آنی ، در پرتال کانون و در بخش " پرسش و پاسخ های مرتبط با ثبت آنی " برای استفاده همکاران قرارداده خواهد شد.
  5. مقرر شد تا کلیه تغییراتی که در سیستم ثبت آنی اعمال می گردد و یا امکانات جدیدی در سامانه ایجاد می شود ، پیش از بهره برداری به کانون ارسال گردد تا اطلاع رسانی آن به کلیه دفاتر اسناد رسمی از طریق پرتال کانون صورت گیرد.   

 

 هیئت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران