دستورالعمل شماره 91/243429 مورخ 91/12/12 ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور :

دستورالعمل حذف اوراق بهادار در تنظیم اسناد رسمی و نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیکی اسناد"

متن دستورالعمل به شرح ذیل است:

نظر به اینکه در راستای اجرای بند « و» ماده 46 و بند « م» ماده 211 قانون برنامه پنج ساله توسعه جمهوری اسلامی ایران و بند ج ماده 12 قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد و به عنوان یکی از مقدمات اجرایی شدن ثبت آنی معاملات، اوراق مورد استفاده در تنظیم اسناد رسمی (یک برگی، نیم برگی و خلاصه معاملات املاک ثبت شده و در جریان ثبت) از عداد اوراق بهادار خارج می گردد و دفاتر اسناد رسمی باید اوراق مورد نیاز خود را به شرح ذیل از طریق «سامانه ثبت الکترونیکی اسناد» به نشانی www.ssar.ir  تهیه نمایند لذا تکالیف و ضوابط مربوط به شرح آتی است:

 

ماده 1- امکان بهره برداری دفاتر اسناد رسمی از «سامانه ثبت الکترونیکی اسناد» به منظور تهیه اوراق سند رسمی و خلاصه معامله در جریان ثبت از تاریخ 1391/12/15 فراهم است و سران دفاتر می توانند اوراق مورد نیاز خود را برای شروع استفاده در سال 1392، تهیه نمایند لیکن تنظیم سند با استفاده از این اوراق از ابتدای سال 1392 مجاز خواهد بود.

 نظریه مشورتی جامعه :جهت دریافت اوراق از سامانه مذکور پیشنهاد میگردد بعد از تکمیل مراحل و قبل از پرینت،اوراق درخواستی را در کامپیوتر خود save  نمایند و پرینت نهائی را از فایل ذخیره شده در کامپیوتر خود دریافت نمایند . چون در صورت پرینت مستقیم از سامانه ممکن است در اثر قطعی ارتباط ، پرینت تعدادی از اوراق مقدور نباشد در حالیکه تعداد کل درخواستی در سامانه بنام شما ثبت گردیده  و دومین حسن اینعمل  اینست در صورتی که بنا به دلایلی یک یا چند برگ از اوراق موقع تنظیم سند یا بعد از تنظیم سند نیاز به اصلاح و تعویض داشت و یا در پرینتر گیر کرده و باعث خرابی ورقه گردد میتوانید همان اوراق را مجددا پرینت گرفته و استفاده نمائید که در اینصورت ضایعات و خرابی اوراق تحویلی از سامانه نزدیک به صفر خواهد بود. قابل تذکر است که در صورت ذخیره این اوراق در کامپیوتر احتمال دسترسی اشخاص به اوراق مذکور ممکن است وجود داشته باشد پیشنهاد میگردد اطلاعات روی یک عدد فلش ذخیره شود  و فلش مذکور در محل امن نگهداری شود.

تبصره: با توجه به بهره برداری دفاتر اسناد رسمی از سامانه مدیریت جامع املاک سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، صدور و ارسال خلاصه معامله املاک ثبت شده، مطابق دستورالعمل "ثبت الکترونیکی خلاصه معاملات املاک" خواهد بود.

نظریه مشورتی جامعه : توضیحات این قسمت در اطلاعیه بعدی داده میشود.

 

ماده 2- دفاتر اسناد رسمی از تاریخ 1392/1/1 مجاز به استفاده از اوراق بهادار فعلی نبوده و مکلفند اوراق سند رسمی و خلاصه معامله املاک ثبت شده را مطابق این دستورالعمل از «سامانه ثبت الکترونیکی اسناد» تهیه نموده و برای تنظیم اسناد رسمی مورد استفاده قرار دهند.

نظریه مشورتی جامعه : اسنادیکه همکاران قبل از  سال جدید در اوراق قبلی (واتر مارک) تنظیم و به دفتر وارد نموده اند لیکن بنا به دلایلی متعاملین امضای آنرا به سال جدید موکول نموده اند هر چند تاریخ ثبت اسناد مذکور به تاریخ سال جدید خواهد بود ، بنظر اشکالی نداشته و نیاز به تعویض اوراق و توضیح دفتر نخواهد داشت

 

ماده 3- دفاتر اسناد رسمی تا پایان اسفند ماه سال 1391 مطابق رویه جاری از اوراق بهادار یک برگی و نیم برگی و خلاصه معاملات املاک ثبت شده و در جریان ثبت استفاده و سپس باقیمانده اوراق بهادار مذکور را حداکثر تا پایان اردیبهشت ماه سال 1392 به ادارات و واحدهای ثبتی مربوط تحویل و رسید دریافت نمایند.

 

ماده 4- ادارات و واحدهای ثبتی مکلفند مطابق اطلاعاتی که از سابقه فروش اوراق بهادار به هر یک از دفاتر اسناد رسمی در اختیار دارند، صورت جلسه ای مشتمل بر آخرین اطلاعات مربوط به موجودی اوراق هر دفترخانه و تعیین   اوراق استفاده شده و باطله و اعلام سردفتر مبنی بر اینکه هیچ گونه برگه ای از اوراق بهادار قبلی در دفترخانه باقی نمانده، تنظیم و مانده اوراق دفاتر را تحویل گرفته و تا تعیین تکلیف نهایی در محلی امن و تحت نظارت  نماینده حفاظت و اطلاعات نگهداری نمایند.

 

ماده 5- مشخصات اوراق مورد استفاده در تنظیم اسناد رسمی که به وسیله سامانه ثبت الکترونیکی اسناد تولید می گردد، به شرح زیر است:

5-1- چاپ اوراق اعم از برگ سند رسمی و برگ خلاصه معامله املاک در جریان ثبت، توسط این سامانه، صرفا" در قطع A4 میباشد.

5-2- هر یک از اوراق چاپ شده توسط سامانه، دارای یک شناسه یکتا و رمز تصدیق بوده که در صدر اوراق چاپ  میشود. این شناسه و رمز، ملاک شناسایی و تصدیق اوراق در سامانه خواهد بود.

5-3- مشخصات دفترخانه، شامل نام و نشانی دفترخانه و نام سردفتر، توسط سامانه، در صدر اوراق چاپ میشود. همچنین اوراق چاپ شده توسط سامانه، دارای یک بارکد دوبعدی حاوی نام دفترخانه و نام سردفتر میباشد.

 نظریه مشورتی جامعه : در بعضی موارد مشاهده میگردد اطلاعات مربوط به محل دفترخانه و شماره تلفن موجود در سامانه مربوط به اطلاعات قبلی است و اصلاح نگردیده  لذا همکاران دقت فرمایند قبل از تکمیل فرم سامانه و ذخیره آن در کامپیوتر خود  آدرس محل و تلفن دفترخانه را اصلاح نموده و منتظر اصلاح سامانه شوند تا بعد از اصلاح اقدام به ذخیره سازی نمایند. حسب اطلاع مدت 24 ساعت طول می کشد تا اصلاحیه در سامانه اعمال گردد.

5-4- در اوراق چاپ شده توسط سامانه، محل امضای سردفتر و مهر دفترخانه در سمت راست بالای اوراق و محل امضای دفتریار در سمت چپ بالای اوراق منظور شده است.

5-5- در اوراق چاپ شده توسط سامانه، محل ثبت وجوه دریافتی برای تنظیم سند، در پایین اوراق منظور شده است.

 

ماده 6- سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به منظور استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیکی اسناد به جهت چاپ اوراق، شناسه کاربری (کد یکتای دفترخانه) و رمز عبور اختصاصی (رمز اولیه: نام کاربری در سامانه مدیریت جامع املاک) برای هر سردفتر منظور خواهد نمود. حفظ محرمانگی و حفاظت از این شناسه کاربری و رمز عبور، بر عهده شخص سردفتر میباشد.

 نظریه مشورتی جامعه : با توجه به اینکه شناسه کاربری و رمز عبور اختصاصی از طرف سازمان برای هر یک از همکاران به سهولت قابل پیش بینی و دسترسی است  لذا پیشنهاد میگردد کلیه همکاران بعد از ورود به سامانه در اولین ثبت نام ، شناسه و رمز مذکور خود را به نحوی تغییر دهند که قابل پیش بینی و دسترسی نباشد.

 

ماده 7- سردفتر در ابتدا با مراجعه به سامانه تعداد 100 برگ اوراق جهت تنظیم سند رسمی و در صورت نیاز 50 برگ اوراق مربوط به تنظیم خلاصه معامله املاک در جریان ثبت دریافت مینماید. متعاقباً به میزان مصرف اوراق مصرف شده و ورود اطلاعات اوراق استفاده شده (مطابق ماده 8)، سردفتر میتواند به همان میزان اوراق جدید دریافت نماید.

 نظریه مشورتی جامعه : همکاران مستحضر هستند اوراق خلاصه معامله املاک جدید مختص املاک در جریان ثبت است و شامل املاک ثبت شده نمیباشد لذا پیشنهاد میگردد دفاتری که اسناد مربوط به املاک در جریان ثبت را کمتر ثبت مینمایند اوراق مربوطه را کمتر از 50 برگ دریافت کنند. ( خلاصه معاملات مربوط به املاک ثبت شده در اطلاعیه بعدی توضیح داده میشود)

 

ماده 8- با توجه به اینکه نظارت لازم بر میزان دریافت و چگونگی استفاده از اوراق و ثبت اطلاعات در سامانه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک صورت میپذیرد، لذا سردفتر اسناد رسمی مکلف است حداکثر ظرف 10 روز از تاریخ تنظیم سند رسمی یا خلاصه معامله املاک در جریان ثبت، در اوراق دریافت شده با ورود به سامانه، نوع سند تنظیم شده، در هر برگه دریافتی به علاوه شماره ثبت دفتر و تاریخ ثبت در دفتر را در سامانه ثبت نماید.

نظریه مشورتی جامعه : مشکلی که در این قسمت بنظر میرسد اینکه طبق ماده 8 مذکور بعد از تنظیم سند و ورود آن به دفتر تا زمان امضای متعاملین و تاریخ ثبت دفتر در مواردی مدت زمان بیش از 10 روز طول میکشد در حالیکه از زمان مصرف اوراق تا زمان ورود به سامانه و اخذ اوراق جدید 10 روز فرصت در نظر گرفته شده . حال سئوال اینجاست اگر سندی را تنظیم و وارد دفتر نمودیم لیکن متعاملین تا 10 روز آنرا امضا نکنند ، تکلیف چیست ؟ اگر تاریخ ورود بدفتر را به سامانه وارد نمائیم یک اشکال پیش خواهد آمد و آن اینکه بعد از ثبت و تکمیل سند و تکمیل تاریخ آن سندی در دست ارباب و رجوع خواهیم داشت که تاریخ آن مغایر با تاریخی است که در سامانه ثبت گردیده و اگر تاریخ سند را وارد نکنیم سامانه آنرا پذیرش نخواهد کرد.

نظریه مشورتی جامعه : تا زمانی که بخشنامه تکمیلی از سوی سازمان محترم ثبت تکلیف را مشخص ننموده پیشنهاد میشود در چنین مواردی همکاران تاریخ ورود بدفتر را به سامانه وارد کنند تا بتوانند اوراق جدید جایگزین را دریافت نمایند . هر چند تاریخ سندی که در سامانه ثبت گردیده با اصل سندی که در دست مردم خواهد بود مغایرت خواهد داشت .

تبصره- پس از ثبت اطلاعات اوراق استفاده شده، امکان ویرایش این اطلاعات در سامانه وجود نخواهد داشت. لذا سردفتر مکلف است در ثبت اطلاعات در سامانه، نهایت دقت را به عمل آورد.

 

ماده 9- چنانچه اوراق مذکور در حین دریافت از سامانه دچار اشکال در چاپ یا پارگی و غیر قابل استفاده گردید، سردفتر مکلف است نسبت به امحاء آن اقدام و مراتب را در سامانه درج نماید. همچنین در صورتی که اوراق دریافت شده به هر دلیلی مفقود گردید یا به سرقت رفت، سردفتر مکلف است ضمن درج در سامانه، مراتب را به اداره ثبت محل و مرجع انتظامی ذیصلاح اعلام نماید.

نظریه مشورتی جامعه : نسبت به جلوگیری از پارگی و خرابی اوراق در صدر توضیح داده شد .

 

ماده 10- نظر به اینکه هر یک از اوراق دریافتی از سامانه دارای شناسه اختصاصی و یکتا و رمز تصدیق است، لذا تهیه و چاپ اوراق خارج از سامانه مذکور با استفاده از سایر امکانات نرمافزاری یا تهیه تصویر از این اوراق مجاز نبوده و تنظیم سند توسط دفاتر، میبایست صرفاً در اوراق چاپ شده از طریق سامانه صورت گیرد.

نظریه مشورتی جامعه : ذخیره اوراق درخواستی از سامانه در کامپیوتر و چاپ از کامپیوتر مغایرتی با ماده 10 مذکور ندارد.

 

ماده 11- سردفتران اسناد رسمی و ذینفعان میتوانند برای کنترل اصالت اوراق ،شناسه یکتا و رمز تصدیق مندرج در بالای اوراق را در سامانه وارد و اطلاعات مرتبط با سند ( شامل دفترخانه دریافت کننده اوراق ، نوع ، شماره ثبت و تاریخ سند تنظیم شده) را رویت نمایند.

نظریه مشورتی جامعه : کنترل اصالت اوراق بغیر از ورود به سامانه از طریق نرم افزار بارکد خوان که قابل نصب بر روی کامپیوتر و بعضی از گوشی های تلفن همراه نیز میباشد مقدور است  بطوریکه با گرفتن دستگاه بار کد خوان یا دوربین گوشیهای مذکور به قسمت بارکد دو بعدی در  سمت  چپ بالای اوراق اصالت اوراق ،نام سردفتر و شماره دفترخانه قابل رویت میباشد بنا بر این چون بارکد مذکور نزدیک محل امضای دفتریار میباشد ،همکاران محترم دفتریار حین امضا دقت فرمایند تا روی بارکد خط نیاندازند که بارکد خوان نتواند آنرا تشخیص دهد.

 

ماده 12- با توجه به اینکه اطلاعات دفتر اسناد رسمی (شامل نام، نشانی و شماره تلفن دفترخانه)، توسط سامانه در صدر اوراق چاپ میشود، لذا در صورت نادرست بودن این اطلاعات، دفتر اسناد رسمی مکلف است با رجوع به سامانه، نشانی و شماره تلفن صحیح دفترخانه را اعلام نماید.

 

مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها، رؤسای واحدهای ثبتی، کانون سردفتران و دفتریاران، همچنین کلیه سردفتران و دفتریاران مکلف به اجرای این دستورالعمل هستند. معاونین سازمان و مدیران کل بازرسی و رسیدگی به شکایات، حفاظت و اطلاعات و دفتر توسعه فناوری و اطلاعات، مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل را بر عهده دارند.

 احمد تویسرکانی

 معاون رئیس قوه قضاییه و

 رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

 

 سئوالات مطروحه از سوی همکاران  در مورد اوراق جدید:

1) در اسناد غیر مالی موضوع بند ب تعرفه حق التحریر ،برای اسنادی که مفصل و مختصر تعریف شده حق التحریر بر چه مبنائی است ؟

جواب جامعه : بموجب تبصره 5  ذیل تعرفه حق التحریر" سند مختصر سندی است که به اندازه 17 سطر اوراق نیم برگی باشد و منظور از سند مفصل سندی است که بیش ار آن باشد" بنابراین اگر در اسنادی که برای مختصر و مفصل آنها تعرفه جداگانه ای تعریف گردیده ( اسناد وکالت و وقف نامه و وصیت نامه) متن سند از 17 سطر بیشتر باشد مشمول تعرفه اسناد مفصل است و در صورتیکه 17 سطر و کمتر باشد مشمول تعرفه سند مختصر.

 

2)  در اسناد وکالت و وقف نامه و وصیت نامه اگر صفحه اول بیش از 17 سطر بود و جهت تنظیم سند صفحات دوم و سوم نیاز بود تعرفه صفحات اضافی به چه صورت خواهد بود؟

جواب جامعه: بموجب تبصره 3 ذیل تعرفه حق التحریر " چنانچه سند در بیش از یک برگ تنظیم شود به ازای هر برگ اضافی 80000 ریال و به ازای هر نیم برگ اضافی 50000 ریال دریافت میشود" بنا بر این صرف نظر اینکه صفحه اول در اسناد وکالت و وقف نامه و وصیت نامه مفصل باشد یا مختصر چون  تبصره 3 را ناظر به" برگ" اضافی مقید نموده نه مختصر و مفصل و با اوراق جدید موضوعیت اوراق یک برگی منتفی گردیده است ، حق التحریر هر برگ اضافی فقط 50000 ریال میباشد .

مثلا اگر وکالتی تنظیم نمائیم که برای فروش ملک و یا صلح سرقفلی باشد و در صفحه اول 17 سطر یا کمتر بود حق التحریر آن 400000 ریال و اگر بیش از 17 سطر بود و در صفحه اول تمام شد حق التحریر آن 500000 ریال و چنانچه صفحه اول با بیش از 17 سطر کفایت ننمود به ازای هر برگ اضافی 50000 ریال دریافت میگردد.

 

3) آیا حق التحریر برگ اضافی شامل کلیه اسناد میشود یا فقط شامل اسناد مختصر و مفصل است ؟

جواب جامعه: تبصره 3 تعرفه حق التحریر کلی است . بنابر این هر برگ اضافی 50000 ریال شامل کلیه اسناد میباشد.

 

با توجه به طولانی بودن شماره شناسه اوراق جدید و مقررات موجود آیا تکلیفی به درج شماره ( شناسه) در اسناد تنظیمی داریم ؟

جواب جامعه: قید شماره اوراق در اسناد تنظیمی لازم است.

 

4) در صورتیکه درج شماره اوراق در سند تکلیف قانونی است آیا عدم درج شماره مذکور در ثبت دفتر بلااشکال است ؟

جواب جامعه : ثبت دفتر باید مطابق متن سند باشد و قید شماره در سند و عدم قید آن در ثبت دفتر اشکال دارد. لیکن در صورت  مصرف اوراق متعدد بصورت تسلسل با قید شماره کامل سریال اول و اکتفا به رقمهای آخر با استفاده از "واو" عطف و در صورت تعدد بیش از 2 برگ بصورت "الی" بنظر بلااشکال میرسد.

 

5) با توجه به عدم قید ماده 16 آئین نامه اجرا در ذیل اوراق امضای متعاملین ذیل متن سند انجام میشود یا انتهای صفحه؟

جواب جامعه : یک امضا ذیل متن سند کفایت میکند و تکلیفی به امضای دوم یا آخر صفحه وجود ندارد.

 

6) با توجه به تکلیفی که  مطابق ماده 50 قانون ثبت در مورد احراز هویت متعاملین با حضور شهود معین و قید آن در اسناد را لازم دانسته و اینکه در اوراق جدید محلی برای آن تعیین نگردیده تکلیف چیست ؟

جواب جامعه : عدم تعیین محل قید شهود در اوراق جدید تکلیف ماده 50 مذکور را ساقط نمینماید و تا زمان اصلاح اوراق مذکور پیشنهاد میگردد در قسمت بالای سمت راست اوراق در صورت احراز هویت امضا کننده با شهود کلمه با شهود را همکاران اضافه و قید نمایند.

 

منبع : جامعه سردفتران و دفتریاران استان آذربایجان شرقی ، دفتر اسناد رسمی 11 مرند