دستورالعمل شماره 91/248001 مورخ 91/12/19 ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور :

طی دستورالعملی از طرف معاون قوه قضاییه و رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نحوه ثبت الکترونیکی خلاصه معاملات املاک از ابتدای سال آتی در کشور ابلاغ شد.

در این دستورالعمل آمده است:

با عنایت به تکالیف مقرر در بند «و» ماده 46 و بند «م» ماده 211 قانون برنامه پنج ساله توسعه جمهوری اسلامی ایران و بند ج ماده 12 قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد مبنی بر اجرایی شدن ثبت آنی معاملات و با توجه به خروج برگه خلاصه معاملات از عداد اوراق بهادار، واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی ملزم به ثبت الکترونیکی خلاصه معاملات املاک از تاریخ 1392/1/1به شرح زیر میباشند:

1- پس از تنظیم سند رسمی مربوط به ملک در دفتر اسناد رسمی، سردفتر مکلف است با ورود به سامانه مدیریت جامع املاک- زیرسیستم ثبت خلاصه معاملات به نشانی cpms.ir، نسبت به درج خلاصه معامله انجام شده در سیستم اقدام و آنرا از طریق سامانه به واحد ثبتی مربوط ارسال نماید. سپس پرینت خلاصه معامله را از سامانه دریافت و پس از مهر و امضاء، در مدت مقرر قانونی از طریق پست به واحد ثبتی ارسال نماید.

توضیح : 1= ظاهر این بند  و خصوصا تبصره ذیل نشان میدهد که امضای متعاملین در برگ خلاصه و تحویل نسخه متعاملین ضرورت ندارد.

تبصره : با توجه به اجرایی شدن استفاده از امضاء الکترونیک در تبادل اسناد در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و توسعه آن به واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی، آن دسته از دفاتر اسناد رسمی که مجهز به امضای الکترونیک می شوند، نیازی به ارسال فیزیک خلاصه معامله به واحد ثبتی ندارند.

2- واحد ثبتی مکلف است به محض دریافت پرینت خلاصه معامله ارسالی از دفتر اسناد رسمی، مفاد آن را با اطلاعات ملک در سامانه تطبیق داده و در صورت مطابقت اطلاعات، مفاد سند را در سامانه ثبت و مراتب ثبت در بانک را بر روی خلاصه معامله به صورت مهر و امضاء گواهی و به دفتر املاک ارسال نماید.

تبصره: در صورتی که خلاصه معامله ارسال شده از طریق سامانه، دارای امضای الکترونیکی باشد، واحد ثبتی مکلف است پس از دریافت و احراز صحت ارسال الکترونیکی خلاصه معامله، مراتب را در سامانه ثبت و پرینت آن را دریافت و به مهر "ثبت شد" ممهور و جهت ثبت در دفتر املاک به مسئول دفتر املاک تحویل نماید.

3- مسوول دفتر املاک موظف است به فوریت مفاد خلاصه معامله را با اطلاعات دفتر املاک مطابقت داده و پس از احراز صحت اطلاعات، مفاد سند را در دفتر املاک ثبت نماید و سپس مراتب ثبت در دفتر املاک را بر روی خلاصه معامله به صورت مهر و امضاء گواهی و جهت ضبط در پرونده ثبتی به بایگانی تحویل دهد.

4- بایگان موظف است خلاصه معامله های واصله را بررسی و چنانچه حاوی تأیید ثبت در سامانه و دفتر املاک باشد، اصل آن را در پرونده ضبط نماید.

5- در صورتی که هنگام ثبت اطلاعات در سامانه از سوی دفترخانه اشتباهی رخ دهد، مسئول مربوط در واحد ثبتی مکلف است به فوریت ضمن انعکاس اشتباه مذکور در سامانه،  موضوع را به رئیس واحد ثبتی گزارش نماید. رئیس واحد ثبتی مطابق مقررات به موضوع رسیدگی و مراتب را به دفترخانه اعلام می نماید. سردفتر مکلف است بلافاصله نسبت به رفع اشتباه اقدام و از طریق سامانه، خلاصه معامله جدید را صادر و به واحد ثبتی ارسال نماید.

6- مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل بر عهده معاونین سازمان، دفتر توسعه فناوری و اطلاعات، مدیران کل ستادی، مدیران کل ثبت اسناد و املاک استان­ها و رؤسای واحدهای ثبتی میباشد.

احمد تویسرکانی

 معاون رئیس قوه قضاییه و

 رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور


منبع : جامعه سردفتران و دفتریاران استان آذربایجان شرقی