راهنمای تحریر و تنظیم دفتر مشاغل درآمد و هزینه

 در ابتدا از کلیه همکاران تقاضا دارم این راهنما را با دقت و کامل مطالعه کرده و سوالات خود را صرفا از طریق قسمت نظرات همین مطلب مطرح کنند

 

مطلبی که در ادامه مطالعه خواهید کرد با استفاده از منابع مختلف تهیه شده است. از این رو ممکن است برخی عبارات و آیتم ها با شرایط فعلی دفاتر اسناد رسمی سازگاری نداشته باشد. در اسرع وقت این موارد حذف و یا اصلاح خواهد شد

 

برای دریافت راهنمای تحریر و تنظیم دفتر مشاغل درآمد و هزینه تهیه شده توسط سازمان امور مالیاتی اینجا کلیک کنید.

 

منشاء الزام قانونی بر نگاهداری دفتر درآمد و هزینه: بند ب ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم:

ماده 95 ـ صاحبان مشاغل موضوع این فصل مکلف اند اسناد و مدارک مثبته کافی برای تشخیص درآمد مشمول مالیات خود نگاهداری کنند. صاحبان مشاغل از لحاظ تشخیص درآمد مشمول ‌مالیات به گروه‌های زیر تقسیم می‌شوند:
الف ـ صاحبان مشاغلی که به موجب این قانون مکلف به ثبت ‌فعالیت ‌های شغلی خود در دفاتر روزنامه و کل موضوع قانون ‌تجارت هستند و باید دفاتر و اسناد و مدارک مربوط را با رعایت ‌اصول و موازین و استانداردهای پذیرفته شدة حسابداری‌نگاهداری کنند.
ب ـ صاحبان مشاغلی که برحسب این قانون مکلف به ثبت ‌فعالیت های شغلی خود در دفاتر درآمد و هزینه می‌باشند. نمونه‌های ‌دفاتر مذکور توسط سازمان امور مالیاتی کشور تهیه می‌گردد و دردسترس قرار می‌گیرد.
ج ـ صاحبان مشاغلی که مشمول مقررات بندهای (الف‌) و(ب‌) فوق نیستند مکلف اند صورت خلاصه وضعیت درآمد و هزینه خود را طبق ضوابط و نمونه‌های تعیین شده از طرف سازمان امور مالیاتی کشور نگاهداری کنند.
تبصره 1 ـ سازمان امور مالیاتی کشور در صورت تشخیص ‌ضرورت تا پایان دی ماه هر سال فهرست مشاغل افزوده شده به ‌بندهای (الف‌) و (ب‌) مادة (96) و مشمول از آغاز سال بعد را تهیه ‌و از طریق تشکل‌های صنفی و درج آگهی در روزنامه رسمی و یکی ‌از روزنامه‌های کثیرالانتشار به مؤدیان اعلام می‌دارد.
تبصره 2 ـ آیین‌نامه مربوط به روش‌های نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک و نحوة ثبت وقایع مالی و چگونگی تنظیم‌صورت‌ های مالی نهایی بر اساس نوع فعالیت و همچنین رعایت ‌اصول و موازین و استانداردهای پذیرفته شدة حسابداری توسط ‌سازمان امور مالیاتی کشور با کسب نظر از جامعه حسابداران رسمی ‌تهیه و به تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی خواهد رسید.

 

تعاریف (ستون های دفتر درآمد و هزینه)
  • ردیف: هر یک از معاملات موصوف می بایست در یک ردیف و با رویه یکسان ثبت شود.
  • تاریخ: در این ستون ، تاریخ معاملات در همان روز وقوع به ترتیب زمان وقوع و انجام درج می گردد.
  • شرح: در این ستون شرح مختصری از فعالیت های انجام شده در خصوص خرید ، هزینه ، درآمد/فروش ، خرید دارایی های استهلاک پذیر ، مالیات و عوارض بر ارزش افزوده خرید/هزینه/دارایی و مالیات بر ارزش افزوده عرضه کالا/ارایه خدمت درج می گردد.
  • مشخصات مدارک: عبارت است از مستندات معاملات انجام شده از قبیل صورتحساب فروش یا خرید کالا و خدمات ، مدارک هزینه و اسناد مربوط به خرید و فروش دارایی که دفاتر بر مبنای آن تنظیم و تحریر می گردد.
  • توضیح مشخصات مدارک: در حسابداری به اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معادله یا رویداد مالی مشخص دارد اسناد و مدارک مثبته گفته می شود. اسناد و مدارک مثبته نشان دهنده تاریخ ، مبلغ و ماهیت رویداد مالی است و باید روشن ، واضح و معتبر باشد تا قابلیت اتکا داشته باشد مانند: فاکتور فروش ، رسید بانکی ، قبض آب ، رسید صندوق
  • خرید: در این ستون قیمت خرید کالا و یا مواد مصرفی در تولید کالا و خدمات ثبت می شود.
  • توضیح ستون خرید: منظور از خرید ، خرید کالاهایی است که برای کسب درآمد و فروش مجدد خریداری میشود که برای دفاتر اسناد رسمی به لحاظ اینکه فقط خدمات ارائه می نمایند موضوعیت ندارد.
  • هزینه: در این ستون کلیه هزینه هایی که منحصراً مربوط به تحصیل درآمد در دوره مالی مربوط باشد ، تحت عناوین ذیل طبقه بندی می شود: هزینه های حقوق و دستمزد ، اجاره محل ، استهلاک دارایی ها ، بیمه دارایی ها ، حمل و نقل ، آب و برق و گاز و تلفن و سایر هزینه ها.
  • توضیح ستون هزینه: عبارت است از مخارجی که یک موسسه برای ارائه خدمت به مشتریان و کسب درآمد متحمل می شود. و نقدی یا غیر نقدی می باشد. الف)هزینه نقدی: در زمان دریافت خدمت از دیگران بصورت نقدی پرداخت گردد ، در این صورت هزینه محقق شده مثل: پرداخت قبض آب ب)هزینه غیر نقدی: خدمت دریافت و قرار است وجه آن در آینده پرداخت شود ، در این صورت هزینه به وقوع پیوسته است. تمامی پرداخت ها هزینه به شمار نمی آید مثلاً خرید اثاثیه یا بازپرداخت بدهی ها هزینه تلقی نمی شود.کلاً ملاک ثبت هزینه ها وقوع آن ها است و در حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی و مرتبط با درآمد و هزینه دو روش وجود دارد: 1) مبنای نقدی: درآمد و هزینه در زمان دریافت و پرداخت شناسایی و ثبت می شود. که سود خالص عبارت است از وجوه نقد دریافتی بابت درآمدهامنهای وجوه نقد پرداختی بابت هزینه ها 2) مبنای تعهدی: که درآمدها به هنگام تحقق و هزینه ها در زمان وقوع شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند. (برای ثبت فعالیت های مالی موسسات انتفاعی باید از این مبنای تعهدی استفاده کرد). این دو روش بر مبنای دو اصل حسابداری ‌‌‌تحقق درآمد و تطابق مبتنی است: اصل تحقق درآمد: درآمد باید به محض ارائه خدمت به مشتری شناسایی و ثبت شود اعم از اینکه بهای آن نقداً دریافت شده باشد یا نشده باشد. اصل تطابق: هزینه های هر دوره مالی باید از درآمدهای همان دوره مالی که در ایجاد آنها موثر بوده کسر گردد. هزینه های قابل قبول وفق مواد 147 به بعد قانون مالیاتهای مستقیم هزینه هائی است که در حدود متعارف متکی به مدارک بوده و منحصراً مربوط به تحصیل درآمد موسسه در دوره مالی مربوط با رعایت حد نصابهای مقرر باشد که تعدادی از آنها بشرح ذیل میباشند: قیمت خرید مواد مصرفی ، هزینه های استخدامی ، حقوق و دستمزد و مزایای غیرمستمر ، هزینه های بهداشتی و درمانی ، حق سنوات ، خسارت اخراج ، حق بیمه کارکنان سهم کارفرما ، کرایه محل موسسه درصورتیکه اجاری باشد ، مال الاجاره پرداختی طبق سند رسمی و در غیر اینصورت در حدود متعارف ، اجاره بهای ماشین الات و ادوات ، مخارج سوخت ، برق ، روشنائی ، آب ، مخابرات و ارتباطات ، حق الامتیاز پرداختی و حقوق و عوارض ، هزینه های مربوط به جبران خسارت وارده مربوط به فعالیت و دارائی موسسه ، هزینه های جزئی مربوط به محل موسسه که عرفاً به عهده مستاجر است ، هزینه نرم افزار مورد استفاده دفتر ، بهای ملزومات اداری و لوازمی که معمولاً ظرف یکسال از بین میرود ، مخارج تعمیر و نگاهداری لوازم ، هزینه های مربوط به حق عضویت و حق اشتراک مربوط به فعالیت موسسه.
  • درآمد/فروش: در این ستون فروش یا درآمد حاصل از خدمات انجام شده اعم از نقدی یا غیرنقدی(نسیه) ثبت می شود.
  • دارایی های استهلاک پذیر: در این ستون آن قسمت از دارایی ثابت (از جمله ساختمان ، ماشین آلات ، وسایط نقلیه ، اثاثیه و نظایر آنها) که بر اثر استعمال یا گذشت زمان یا سایر عوامل ، بدون توجه به تغییر قیمت ها ارزش آن تقلیل می یابد درج می شود. بطور مثال چنانچه یک واحد کسبی ، یخچال یا رایانه ای را جهت استفاده در آن واحد خریداری نماید با توجه به تاریخ خرید می بایست در این ستون درج نماید.
  • توضیح ستون دارایی های استهلاک پذیر: سرشکن کردن و تخصیص دادن بهای تمام شده دارایی ثابت را به طریقی معقول و منظم به دوره های استفاده از آن را استهلاک گویند. بهای تمام شده معمولا در طول مدت استفاده از دارایی ، ثابت می ماند، بطوریکه در پایان عمر مفید دارایی، مجموع اقلام استهلاک دوره های استفاده از آن برابر می شود با بهای اولیه منهای ارزشی که برای دارایی اسقاط در نظر گرفته شده است و هدف استهلاک، سرشکن کردن بهای تمام شده است و نه تعیین ارزش دارایی. به تدریج که از عمر مفید اقتصادی دارایی کاسته می گردد، استهلاک آن منظماً به صورت هزینه به عملیات واحد اقتصادی تخصیص می یابد. (مانند هزینه استهلاک دستگاه کپی که و به شکل هزینه استهلاک انعکاس پیدا می کند و بر صورت سود و زیان اثر می گذارد.) مقررات مربوط به طرز محاسبه استهلاک در مواد 150 و 151 قانون مالیاتهای مستقیم آمده است و هزینه استهلاک دارای جدول قانونی می باشد که در مجموعه قوانین مالیاتی درج شده است برای مثال مدت استهلاک تلفن و امو ال و اثاثه اداری و دستگاه کپی و سخت افزار سیستم های رایانه ای ده سال و برای سخت افزار رایانه ای شخصی سه سال میباشد.
  • مالیات و عوارض بر ارزش افزوده خرید/هزینه/دارائی: در این ستون مالیات و عوارض ارزش افزوده پرداختی طبق صورت حساب خرید یا هزینه بلافاصله بعد از خرید کالا یا خدمت ، یا هزینه مربوط ثبت می گردد.
  • مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به درآمد/فروش: در این ستون مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به هنگام عرضه کالا یا ارایه خدمات بلافاصله بعد از آن ثبت می گردد.

 

----------

 

برخی از مقررات مالیاتی که اطلاع از آن در تحریر دفاتر با اهمیت و موثر می باشد:

الف) هزینه های قابل قبول موضوع مواد 147 تا 151 قانون مالیات های مستقیم و تبصره 5 ماده 17 قانون مالیات بر ارزش افزوده:

هزینه هایی که در حدود متعارف متکی به مدارک بوده و منحصراً مربوط به تحصیل درآمد صاحبان مشاغل در دوره مالی مربوط با رعایت حد نصاب های مقرر باشد ، در حساب مالیاتی قابل قبول خواهد بود. هزینه هایی که حایز شرابط مذکور در تعریف فوق می باشد عبارتند از:

  • قیمت تمام شده کالای خریداری شده یا مواد اولیه مصرفی در کالا یا خدمات هزینه حقوق و دستمزد
  • هزینه اجاره محل
  • هزینه آب ، برق ، گاز و تلفن و ...
  • هزینه استهلاک دارایی های ثبات
  • هزینه بیمه دارایی ها
  • هزینه حمل و نقل
  • آن قسمت از مالیات و عوارض پرداختی موضوع قانون مالیات بر ارزش افزوده که طبق مقررات ، قابل کسر از مالیات های وصول شده یا قابل استرداد نیست.
  • سایر هزینه ها
ب) موارد رد دفاتر مشاغل (درآمد و هزینه):
تخلف از تکالیف مقرر در آیین نامه مربوط در موارد زیر موجب رد دفاتر خواهد بود:
  • در صورتی که دفتر فاقد یک یا چند برگ باشد
  • عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفتر به شرط احراز
  • ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه
  • ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور
  • تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفتر به منظور سوء استفاده
  • جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه به منظور سوء استفاده
  • تأخیر در تحریر دفتر ، زاید بر حد مجاز مقرر ؛ در تبصره های 2 ، 3 و 4 ماده 13 آیین نامه مربوط
  • در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده 169 قانون مالیات های مستقیم استفاده ننماید
  • استفاده از دفاتر ثبت و امضاء شده سال های قبل
  • عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند
  • عدم ارائه آیین نامه یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده
  • ثبت هزینه ها و درآمدهای غیر واقع در دفاتر به شرط احراز (توضیح اینکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی ، قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می شود ، به منزله ثبت هزینه های غیر واقع تلقی نمی شود)
  • عدم ارایه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت شده (ولو نانویس)
  • مودیانی که ملزم به استفاده از سامانه صندوق فروش (POS مکانیزه فروشگاهی) یا رایانه دارای سیستم نرم افزار فروشگاهی شده اند یا می شوند و مودیانی که از سایر سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند ، موظفندحداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشینهای الکترونیکی را در دفتر مشاغل حسب مورد ثبت کنند.
  • مدرک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و دفتر بر مبنای آن تنظیم و تحریر می گردد.
  • چنانچه در ثبت ارقام اشتباهی صورت گرفته باشد با کشیدن خط قرمز بر روی رقم قبلی (به طوری که خوانا بماند) می توان نسبت به ثبت رقم صحیح در ذیل آن اقدام نمود.

 

----------

 

  • تبصره 1 - نظر به اینکه دفتر درآمد و هزینه برای مشاغل بند ب ماده 95 ق.م.م تهیه شده است ، ثبت طرف حساب معاملات از جمله بانک ضرورتی ندارد.
  • تبصره 2 - در مورد عودت و برگشت از خرید ، فروش ، هزینه و یا خرید و فروش دارایی ، رویدادهای مالی مربوطه می بایست در همان ستون با قلم قرمز و به صورت جداگانه و منفی ثبت گردد.
  • تبصره 3 - نوشتن دفتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) ممنوع می باشد.
  • تبصره 4 - دو ستون آخر مختص مودیانی است که مشمول قانون مالیات بر ارزش افزوده بوده و فراخوان گردیده اند.
  • تبصره 5 - پرداخت های مرتبط با خرید کالا از جمله هزینه حمل و نقل در هزینه دوره ثبت ، و موجودی کالای پایان دوره بر اساس آخرین خریدهای انجام شده در جدول پیوست شماره 2 منظور گردد.

 

----------

 

آئین نامه مربوط به روش های نگهداری دفاتر واسناد ومدارک و نحوه ثبت وقایع مالی و چگونگی تنظیم صورتهای مالی نهائی موضوع تبصره 2 ماده 95 اصلاحی مصوب 1380/11/27 قانون مالیاتهای مستقیم

کلیات

ماده 1) مقررات این آئین نامه شامل مؤدیانی است که در موعد مقرر در قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 1366/12/3 و اصلاحیه های بعدی آن ترازنامه و حساب سود وزیان و یا حسب مورد حساب درآمد و هزینه و حساب سود وزیان خود را با رعایت مقررات مربوط تسلیم می نمایند.

تبصره – مؤدیانی در انتخاب یکی از رویه های حسابداری بر اساس استانداردهای پذیرفته شده مجازند و در سالهای بعد باید همان رویه را اعمال نمایند. در صورتی که به جهات مشخصی تغییر رویه داده باشند مکلفند اثرات حاصل از تغییر رویه با بر صورتهای مالی مشخص و طی یادداشتی جداگانه به امور مالیاتی تسلیم نمایند.

 

فصل اول

مشخصات دفاتر قانونی

ماده 2) دفاتر مشمول این آئین نامه عبارت است از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هرینه) که قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری درآنها، دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالیاتی ذیربط حسب مورد امضاء، پلمب و ثبت گردیده و به فارسی و با خودنویس یا خودکار تحریر شده باشد.

تبصره 1- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمب دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود.

تبصره 2- از پلمب خارج شدن یکی از دفاتر روزنامه یا کل موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود. مشروط بر آنکه ضمن اعلام مراتب به اداره امور مالیاتی، اقدام به پلمب مجدد دفتر مذکور شود یا پس از بستن ذیل آخرین ثبت دفتر قبلی ادامه فعالیت در دفتر پلمب شده دیگر شده دیگر ثبت گردد.

تبصره 3- ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمب شده واصله از اداره ثبت اسناد و همجنین فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاء شده از ناحیه خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند.

ماده 3) مؤدیان مشمول این آئین نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضاء، پلمب وثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند، مگر اینکه در اثناء سال بعلت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت مجاز هستند دفاتر جدید امضاء ، پلمب و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده 16 این آئین نامه ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد ومشخصات دفاتر ماخوذه برای استفاده در هر سال مالی، در اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن سال الزامی است.

ماده 4) دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه معاملات وسایر رویدادهای مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استانداردهای پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند. تبصره – نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

ماده 5) دفتر کل دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حساب ها در صفحات مخصوص آن ثبت می شود به ترتیبی که تنظیم حساب سود وزیان و ترازنامه از آن امکان پذیر باشد.

ماده 6) دفتر مشترک روزنامه وکل دفتری است که دارای ستون هائی برای سرفصل حسابهای متفاوت باشد، به طوری که اشخاص حقوقی و حقیقی با ثبت و نگهداری دفتر مذکور برطبق اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری، بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و حساب سود وزیان و ترازنامه تهیه نمایند.

ماده 7) دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) دفتری است که حداقل دارای ستون هائی برای درج تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارائی های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوری که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود زیان از آن امکان پذیر باشد.

 

فصل دوم

سایر دفاتر، اسناد حسابداری و مدارک حساب:

ماده 8) دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزی ساختن هر یک از حسابهای دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارت های حساب اعم از آنکه بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است.

ماده 9) سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی به حساب هائی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شود و پس از امضاء مراجع ذیصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر میباشد.

ماده 10) مدارک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر می گردد.

 

فصل سوم

نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی:

ماده 11) مؤدیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می نمایند باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مؤدیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد وهزینه) باید هرگونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارائی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آئین نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حساب ها از ماشین های الکترونیکی و کارت های حساب استفاده شود.

تبصره – در خصوص اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل موضوع بند الف ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم، اشتباهات حسابداری در صورت ارائه مستندات مربوط چنانچه بر پایه استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح شود به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

ماده 12) مؤدیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. اقلام درآمد و هزینه و خرید وفروش دارائی های قابل استهلاک که در حدود متعارف متکی به اسناد و مدارک است، می بایست پس از ثبت در دفتر مشاغل، اسناد ومدارک مربوط به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران تشخیص مالیات قابل استفاده باشد نگهداری گردد.

ماده 13) در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها و هزینه های و خرید و فروش دارائی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.

تبصره 1- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر تحریر شناخته نمی شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.

تبصره 2- تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیات 3 نفری موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 66/12/3 و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره 3- در مواردی که دفاتر موضوع این آئین نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید امضاء، پلمب و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تاخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره 4- تاخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.

 

ماده 14) کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.

ماده 15) اشخاص ملزم به نگهداری دفاتر روزنامه و کل که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری خلاشه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمب شده باشند، حداکثر تا 4 ماه پس از سال مالیاتی و در غیر اینصورت کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی شعبه یا شعب خود را ظرف مهلت سی روز از تاریخ وقوع در دفتر روزنامه مرکز ثبت کنند.

ماده 16) امضاء و پلمب دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضاء و پلمب هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضاء پلمب تاحد مجاز مقرر در تبصره های 3 و4 ماده 13 این آئین نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 این آئین نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

ماده 17) مؤدیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند، موظفند خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی طی هر ماه را تحت سر فصل های دفتر کل حداکثر تا پایان ماه بعد در دفاتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت نمایند. علاوه بر این بمنظور تسهیل رسیدگی باید دستورالعمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند. ضمناً مؤدیان مذکور مکلفند هر سه ماه یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر 10 روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.

 

فصل چهارم

چگونگی تنظیم صورت های مالی نهایی 

ماده 18) اشخاص حقوقی و مشمولین بند (الف) ماده 96 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 1380/11/27 مکلفند صورتهای مالی نهایی خود را با رعایت استاندارد حسابداری شماره یک که از طرف مراجع ذیربط اعلام گردیده و از تاریخ 1380/1/1 لازم الاجرا می باشد، تهیه و تنظیم نمایند.

تبصره – اشخاص یاد شده مکلفند صورتهای مالی نهایی خود را براساس آخرین استاندارد حسابداری که از طرف مراجع ذیربط اعلام می شود، تهیه و تنظیم نمایند.

ماده 19) مشمولین بند (ب) ماده 96 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 1380/11/27 مکلفند حساب درآمد و هزینه سال مالی خود که حداقل نشان دهنده فروش کالا، درآمد حاصل از خدمات در ستون درآمد و خرید کالا، هزینه استهلاک دارائیها و جمع سایر هزینه ها در ستون هزینه باشد را با درج نتیجه عملیات (سودیا زیان) تهیه و تنظیم نمایند.

تبصره – مؤدیان یاد شده می توانند موجودی کالای فروش نرفته در پایان سال مالی را جزء اقلام هزینه سال خرید منظور نمایند.

 

فصل پنجم

موارد رد دفاتر

ماده 20) تخلف از تکالیف مقرر در این آئین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر میباشد: 

  1. در صورتی که دفاتر ارائه شده از پلمب خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
  2. عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
  3. تراشیدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.
  4. تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مندرج در تبصره های 2 الی 4 ماده 13 و ماده 17 و تاخیر تحریر دفتر کا زاید بر حد مجاز مندرج در ماده 14 این آئین نامه.
  5. عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکزی طبق مقررات ماده 15 این آئین نامه.
  6. در اجرای مقررات تبصره 3 ماده 13 این آئین نامه در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مؤدی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تائید اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد.
  7. عدم ارائه دستور العمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند.
  8. عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی یا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده 17 این آئین نامه تهیه و تنظیم گردیده با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی، در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند
  9. جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بمنظور سوء استفاده.
  10. عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر امضاء، پلمب و ثبت شده نانویس.
  11. درصورتی که ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشین های الکترونیکی ظرف مهلت های مقرر در مواد 13، 14 و 17 آئین نامه (با در نظر گرفتن مقررات تبصره های ماده 13) قطعی نشده باشد. (هرگونه اصلاحات مربوط به عملیات و رویدادهای مالی مربوط به قبل از قطعیت به قبل از قطعیت اسناد باید در همان سال از طریق ثبت های حسابداری اصلاح گردد)
  12. تهیه و تنظیم صورتهای مالی بدون رعایت مقررات ماده 18 این آئین نامه برای اشخاص حقوقی مشمولین بند الف ماده 96 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 1380/11/27
  13. اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 این آئین نامه اقدام نشده باشد.
  14. در صورتیکه مؤدیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالیاتهای مستقیم استفاده ننماید.
ماده 21) هیات سه نفری حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیاتهای مستقیم، در صورتیکه با توجه به دلایل توجیهی مؤدی و نحوه تحریر دفاتر و رعایت استانداردهای حسابداری و درجه اهمیت ایرادات مطروحه از سوی اداره امور مالیاتی و رعایت واقعیت امر، احراز نمایند که ایرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللی وارد نمینماید، میتوانند نظر خود را مبنی بر قبولی دفاتر و اسناد ومدارک اعلام نمایند.
این آئین نامه در اجرای تبصره (2) ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 1380/11/27 به پیشنهاد شماره 384/211 تاریخ 82/1/10 سازمان امور مالیاتی کشور در پنج فصل و بیست ویک ماده و دوازده تبصره در تاریخ 82/1/10 به تصویب وزیر امور اقتصادی و دارائی رسید و مقررات آن از اول فروردین سال 82 لازم الاجرا بوده و نسبت به اشخاص حقوقی که سال مالی آنها با سال شمسی منطبق نباشد، در مورد سال مالی که از 82/1/1 به بعد آغاز میگردد جاری بوده و نسبت به سال مالی قبل از آن مفاد آئین نامه قبلی مجری میباشد.

 

----------

 

بررسی آیین نامه فوق الذکر

وفق ماده 1 مقررات این آئین نامه شامل مؤدیانی است که در موعد مقرر در قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 1366/12/3 و اصلاحیه های بعدی آن ترازنامه و حساب سود وزیان و یا حسب مورد حساب درآمد و هزینه و حساب سود وزیان خود را با رعایت مقررات مربوط تسلیم می نمایند.

بنابر این درصورتیکه دفتری تا پایان تیر ماه حساب درآمد و هزینه سال قبل خود را که به همراه اظهارنامه مالیاتی تسلیم میشود به اداره امور مالیاتی مربوطه ویا اداره امور مالیاتی محل سکونت و یا پست تسلیم ننماید مشمول مقررات این آئین نامه نخواهد بود و علاوه بر تعلق جرائم مالیات بصورت علی الرآس تشخیص داده خواهد شد.

وفق تبصره ماده 1 مؤدیان در انتخاب یکی از رویه های حسابداری بر اساس استانداردهای پذیرفته شده مجازند و در سالهای بعد باید همان رویه را اعمال نمایند. در صورتی که به جهات مشخصی تغییر رویه داده باشند مکلفند اثرات حاصل از تغییر رویه با بر صورتهای مالی مشخص و طی یادداشتی جداگانه به امور مالیاتی تسلیم نمایند.

قبلاً متذکر شدیم برای ثبت فعالیت های مالی موسسات انتفاعی باید از مبنای تعهدی استفاده کرد بنابراین درآمدها به هنگام تحقق و هزینه ها در زمان وقوع شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند برای مثال چنانچه هزینه حق بیمه کارکنان سهم کارفرما مربوط به فروردین در ماه اردیبهشت پرداخت گردد به عنوان هزینه ماه فروردین محاسبه و در دفتر ثبت میشود.

 

وفق ماده 2 دفتر مشمول این آئین نامه عبارت است از دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هرینه) که قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری درآن از طرف ادارات امور مالیاتی ذیربط حسب مورد امضاء، پلمب و ثبت گردیده و به فارسی تحریر شده باشد.

وفق تبصره 1 ماده 2 اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمب دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود.

وفق تبصره 2 آن نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) ممنوع است.

وفق ماده 3 مؤدیان مشمول آئین نامه مرقوم مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضاء، پلمب وثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند، مگر اینکه در اثناء سال بعلت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت مجاز هستند دفاتر جدید امضا، ، پلمب و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده 16 آئین نامه ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد ومشخصات دفاتر ماخوذه برای استفاده در هر سال مالی، در اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن سال الزامی است.

 

وفق ماده 7 دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) دفتری است که حداقل دارای ستون هائی برای درج تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارائی های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوری که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود زیان از آن امکان پذیر باشد.

دفتر مصوب برای دفاتر اسناد رسمی دفتر درآمد و هزینه میباشد که مطابق نمونه ذیل میباشد و سردفتر مکلف است در طول سال مالی قبل برای سال آینده ان را تهیه و با مراجعه به اداره امور مالیاتی مربوطه نسبت به پلمپ ان اقدام نماید و حق استفاده از دفتر دیگری را ندارد حتی اگر از دفاتر سالهای قبل دفتر سفید و نانویس هم باشد اجازه استفاده از ان را ندارد و باید دفتر جدید تهیه و پلمپ نماید و در ثبت ان حتی در جمع صفحات که به صفحه بعد انتقال مینماید باید با خودکار ، خودنویس و از این قبیل وسائل نوشته شود و بطور کلی با وسائلی که به آسانی پاک میشود مانند مداد نوشته نشود.

 

وفق ماده 10 مدارک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر می گردد.

با توجه به اینکه اکثر دفاتر اسناد رسمی از سیستم های الکترونیکی برای ثبت درآمد و هزینه استفاده مینمایند و درآمد و هزینه خود را بصورت ماهانه ثبت مینمایند لذا سند حسابداری به شکلی که در شرکتها استفاده میشود برای این دفاتر کاربرد ندارد بلکه به جای آن میتوانند از نمونه ذیل که صورت خلاصه هزینه و درامد میباشد استفاده نمایند ولی دقت شود این برگه فقط برای سهولت در ثبت دفتر و بایگانی مدارک حساب میباشد که مستندات درامد و هزینه به ان پیوست و نگاهداری میشود.

 

نمونه دفتر مشاغل (درآمد و هزینه) تکمیل شده در دفتر اسناد رسمی (ثبت ماهیانه)

ردیف تاریخ شرح
/ 0 نظر / 333 بازدید